Jak wykorzystać Microsoft Planner w firmie
Stworzone przez Microsoft narzędzie Planner wchodzi w skład pakietu Office 365. Dostęp do tego narzędzia ma każdy użytkownik objęty subskrypcją Office 365 w wersji Enterprise E1 – E5, Business Essentials i Business Premium lub edukacyjnej.
Planner sprawdzi się bardzo dobrze, jeśli potrzebujesz narzędzia do organizacji pracy zespołu. Narzędzia bardziej skomplikowanego niż lista zadań do wykonania, ale nie masz potrzeby posiadania programu do pełnego zarządzania projektami.
Co daje MS Planner?
Microsoft Planner ułatwia organizowanie pracy zespołowej. Umożliwia:
- planowanie,
- przydzielanie i monitorowanie stanu wykonania zadań własnych i przydzielonych współpracownikom, a także
- załączanie i współdzielenie plików,
- graficzne przedstawienie postępu w wykonaniu zadań w poszczególnych projektach i przypisanych członkom zespołu.
Daje to klarowny obraz przedstawiający, które zadania są wykonane, które są w trakcie realizacji, a które nie zostały jeszcze rozpoczęte. Plany w aplikacji Microsoft Planner są rozpisane w przejrzysty sposób na tablicach, kartach i w kolumnach.
Każdy projekt, zwany tu planem ma swoją tablicę, na której można tworzyć zadania i umieszczać je w zasobnikach (ang. backet) oraz przypisywać pracownikom. Na zadania można patrzeć przez pryzmat stanu ich wykonania lub osoby mającej wykonać zadanie. By przenieść zadanie z jednej grupy do drugiej, chcąc je np. przypisać innej osobie lub zmienić jego status, wystarczy je przeciągnąć do pożądanej kolumny. Po każdym przypisaniu zadania pracownik nim obarczony otrzyma email, informujący go o przydzieleniu nowego zadania. Każdy użytkownik Microsoft Planner w widoku „Moje zadania” widzi wszystkie zadania, czekające na wykonanie we wszystkich jego planach.
Usługa Planner umożliwia dołączanie do zadań plików i wspólną pracę nad nimi, a także prowadzenie rozmów z poziomu aplikacji. Wszystkie dołączone elementy i przeprowadzone dyskusje są widoczne w obrębie tablicy danego projektu. Ponadto o dodaniu nowego elementu wszyscy członkowie zespołu danego planu zostaną poinformowani emailem. Dzięki temu trudno przeoczyć aktualizacje lub nowe pliki, a to znacznie usprawnia komunikację i ułatwia współpracę.
Dzięki intuicyjnemu interfejsowi narzędzie Microsoft Planner skraca czas potrzebny na rozpisanie realizowanego przedsięwzięcia na poszczególne zadania oraz ułatwia wgląd w realizację zadań z listy.
Z aplikacji Planner można korzystać zarówno z komputerów PC, laptopów, tabletów jak i smartfonów.
Zaletą usługi Planner jest integracja z Office 365 – usługą wdrożoną w wielu firmach, dzięki czemu obecność czatu, współpraca z OneNote czy SharePointem nie będą nowościami i pozwoli na płynne przejście do użytkowania aplikacji Microsoft Planner.