Wdrożenie SharePoint Online

SharePoint to usługa firmy Microsoft, która ułatwia zarządzanie contentem, wiedzą i zasobami oraz dzielenie się nimi. Dzięki SharePoint’owi można usprawnić pracę zespołu, szybko odnajdywać informacje oraz bez zakłóceń współpracować wewnątrz firmy. Aby móc zacząć korzystać ze wszystkich funkcji usługi, należy najpierw poprawnie ją wdrożyć, tworząc konta użytkowników, witryny i pod-witryny. Witryny i pod-witryny można tworzyć z podziałem regionalnym, projektowym lub ze względu na działy i zespoły w firmie. Możliwości jest wiele, a ich wspólnym celem jest ułatwienie przepływu informacji i organizacja pracy. Witryny służą, przede wszystkim, do przechowywania dokumentów, plików i obrazów. Dają również możliwość pracy nad nimi oraz obserwowania dokonywanych zmian wielu pracownikom jednocześnie. Jest to niezwykle przydatne, szczególnie w okresie wzmożonej pracy zdalnej, gdzie pracownicy, znajdując się fizycznie w różnych miejscach, mogą wspólnie pracować na jednym pliku.

SharePoint Online, połączony z innymi usługami Microsoft, jak np. Teams pomoże w firmie stworzyć środowisko, które zapewni współpracę na najwyższym poziomie i pomoże w produktywności i efektywności. Wdrożenie SharePoint w firmie daje również możliwość rozwoju i tworzenia przydatnych rozwiązań, takich jak proces obiegu dokumentów w firmie.

Z czym można połączyć usługę SharePoint

Wdrażając usługę SharePoint należy również wziąć pod uwagę pozostałe aspekty, jak połączenie go z innymi programami i aplikacjami. Gdy wszystkie zostaną prawidłowo wdrożone, będą kompatybilne i zostanie zapewnione bezpieczeństwo na najwyższym poziomie. Wdrażając SharePoint warto również wdrożyć Exchange Online, OneDrive oraz Teams. Na szczęście nie trzeba kupować każdej z licencji osobno, ponieważ pakiety Microsoft 365 Business łączą w sobie wymienione usługi i wiele innych.

Wdrożenie SharePoint Online – krok po kroku

Analiza wymagań firmowych
Przygotowanie i zatwierdzenie struktur witryn, pod-witryn i uprawnień użytkowników.
Konfiguracja i synchronizacja kont użytkowników i grup zabezpieczeń.
Utworzenie witryn i pod-witryn oraz ustawienie zabezpieczeń.
Powdrożeniowe wsparcie oraz rozwój procesów.

Chcesz wdrożyć SharePoint Online i przenieść firmę do chmury?

Skontaktuj się z nami!
sklep@conet.pl
+48 228771525

Krok pierwszy we wdrożeniu SharePoint Online do firmy to oczywiście analiza wymagań biznesowych klienta oraz planowanie wdrożenia. Konieczne jest zrozumienie potrzeb i wymagań organizacji przez naszych specjalistów.

W drugim kroku nasi technicy przedstawiają plan wdrożenia oraz strukturę witryn i uprawnień użytkowników, stworzony na bazie analizy.

Konfiguracja i synchronizacja konta wykonywana jest w trzecim kroku wdrożenia SharePoint Online do firmy. Na podstawie wyników analizy i planu wdrożenia, nasi eksperci przystępują do konfiguracji i dostosowywania SharePoint Online do indywidualnych potrzeb organizacji. Przeprowadzają również synchronizację pomiędzy AD (Active) Directory a Azure AD (w przypadku posiadania kontrolera AD) lub tworzą konta użytkowników i grup zabezpieczeń w Azure AD (w przypadku nieposiadania kontrolera AD).

Czwartym krokiem jest utworzenie właściwej struktury środowiska SharePoint. Nasi specjaliści utworzą wcześniej zaplanowane witryny i pod-witryny. Podepną również użytkowników do właściwych grup zabezpieczeń oraz nadadzą uprawnienia do witryn i pod-witryn poszczególnym grupom zabezpieczeń. Dzięki temu tylko określeni użytkownicy będą mieli wgląd w pliki w określonych grupach. Pozwoli to na zwiększenie bezpieczeństwa firmowych danych.

Wsparcie i rozwój to piąty i zarazem ostatni krok wdrożenia SharePoint Online. Nasi technicy, w ramach outsourcingu IT będą wspierać pracowników, administrować witrynami i pod-witrynami. Po poprawnym wdrożeniu można również rozwijać infrastrukturę, tworząc kolejne witryny lub automatyzując procesy firmowe, aby praca zespołów była jeszcze wydajniejsza.

Masz pytania? Napisz do nas!

Wdrożenie SharePoint a zachowanie ciągłości pracy

Nad tym, aby wdrożenie SharePoint Online przebiegło gładko i bez zakłóceń, czuwają nasi eksperci. Ściśle współpracują przy tym z wewnętrznym działem IT oraz starając się zapewnić ciągłość pracy biura. Długość procesu zależy od ilości użytkowników oraz witryn i pod-witryn i można oszacować ją jedynie w przybliżeniu. Przykładowo: wdrożenie 20 kont użytkowników i 30 witryn i pod-witryn będzie trwało około 5 dni roboczych od podpisania umowy.

Korzyści z wdrożenia SharePoint Online do firmy

Współpraca i udostępnianie informacji w zespołach

SharePoint Online umożliwia tworzenie witryn i stron zespołowych, co ułatwia i poprawia współpracę między pracownikami. Można bez problemów udostępniać pliki, dokumenty, dane i zasoby, umożliwiając łatwy dostęp do nich przez uprawnionych użytkowników.

Bezpieczeństwo danych

Microsoft zapewnia zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe, zarządzanie uprawnieniami, szyfrowanie danych w spoczynku i w ruchu, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem. Poprawne wdrożenie SharePoint Online, przeprowadzone przez doświadczonych ekspertów CONET Sieci i Systemy zagwarantuje to bezpieczeństwo.

Skalowalność

SharePoint Online jest chmurowym rozwiązaniem, co oznacza, że zasoby są skalowalne w zależności od potrzeb organizacji. Można łatwo dostosować ilość miejsca dyskowego, liczby użytkowników i funkcji w miarę wzrostu firmy.

Mobilność i dostęp zdalny

Dzięki SharePoint Online pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do swoich plików i zasobów z dowolnego urządzenia i z dowolnego miejsca. Dzięki temu praca zdalna i hybrydowa jest jeszcze wydajniejsza, a pracownicy mogą bez zakłóceń współpracować.

Automatyzacja procesów biznesowych

SharePoint Online pozwala na tworzenie i zarządzanie zaawansowanymi formularzami i workflowami, co może usprawnić procesy biznesowe i zwiększyć efektywność organizacji. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych można wyeliminować powtarzalne i czasochłonne czynności, a pracownicy będą mogli się skupić na bardziej kreatywnych zadaniach.

Wsparcie dla wersjonowania

Usługa SharePoint Online pozwala na śledzenie wersji dokumentów, dzięki czemu można łatwo przywrócić wcześniejsze wersje plików w razie potrzeby.

Wyszukiwanie i indeksowanie

SharePoint Online oferuje zaawansowane możliwości wyszukiwania, dzięki czemu pracownicy mogą szybko dotrzeć do potrzebnych informacji i zasobów. Dzięki temu ich praca będzie łatwiejsza i zadania będą szybciej wykonywane.

Integracja z innymi usługami i aplikacjami

Microsoft SharePoint Online jest zintegrowany z pozostałymi aplikacjami i narzędziami w pakiecie Microsoft 365. Zatem korzystanie z takich usług jak Microsoft Teams czy Outlook jest znacznie ułatwione i poprawie tym samym produktywność w firmie.

Zarządzanie dokumentami i danymi firmowymi

SharePoint Online pozwala na łatwe organizowanie, klasyfikowanie i zarządzanie dokumentami oraz danymi biznesowymi. Przyczynia się to do uporządkowania i uproszczenia procesu zarządzania danymi.

Analityka i raportowanie

Usługa SharePoint dostarcza narzędzi do analizy danych i generowania raportów. Pozwala to na lepsze zrozumienie wykorzystania zasobów i aktywności wewnątrz organizacji.