Wdrożenie OneDrive w firmie – dlaczego warto to zrobić?

Co to jest OneDrive?

Usługa OneDrive jest doskonale znana wszystkim użytkownikom Windowsa. Można tam przechowywać pliki, zdjęcia oraz dokumenty i mieć do nich dostęp z każdego miejsca na świecie. Dzieje się tak dzięki temu, że OneDrive to usługa chmurowa, czyli wszystko przechowywane jest na superbezpiecznym wirtualnym dysku Microsoft. Usługa OneDrive dostępna jest również dla firm. Dzięki dodatkowym planom można zyskać nawet nieograniczone miejsce w chmurze (OneDrive dla Biznesu Plan 2). Wdrożenie OneDrive do firmy ma wiele zalet, ale najważniejsze z nich:

• Synchronizacja plików. Usługa OneDrive umożliwia synchronizację plików między urządzeniami online i offline. Pozwala również na udostępnianie i współpracę nad nimi w czasie rzeczywistym z innymi pracownikami za pomocą aplikacji Office.
• Oszczędność miejsca. OneDrive zapewnia dużą pojemność magazynową w chmurze, która eliminuje potrzebę zakupu i utrzymywania firmowych serwerów lub dysków twardych. W zależności od planu, firma może otrzymać 1 TB lub nawet nieograniczoną przestrzeń na użytkownika w chmurze.
• Bezpieczeństwo i zgodność. Wdrożenie OneDrive pozawala na ochronę plików przed utratą, uszkodzeniem lub kradzieżą. Możliwe jest to dzięki automatycznemu tworzeniu kopii zapasowych, szyfrowaniu danych, odzyskiwaniu plików i funkcji Przeniesienie Folderów Znanych. Ponadto OneDrive oferuje zaawansowane funkcje zabezpieczeń i zgodności. Funkcje te to monitorowanie aktywności, raportowanie, etykiety poufności, blokowanie ransomware czy ochrona przed utratą danych.

Wdrożenie OneDrive do firmy – krok po kroku

1. Analiza potrzeb i wymagań klienta
2. Weryfikacja spełniania wymagań technicznych
3. Konfiguracja usługi OneDrive
4. Instalacja i konfiguracja oprogramowania OneDrive
5. Weryfikacja działania usługi
6. Utworzenie dokumentacji i wsparcie powdrożeniowe

Pierwszym krokiem wdrożenia OneDrive do firmy jest analiza potrzeb i wymagań organizacji, w której usługa ma zostać wdrożona. Analizę przeprowadzają nasi eksperci, a na jej podstawie tworzą plan z zakresem prac związanych z wdrożeniem.

W kroku drugim następuje weryfikacja spełniania wymagań technicznych. Nasi specjaliści sprawdzają czy posiadane licencje, atrybuty i grupy oraz przekazane dostępy są wystarczające do poprawnego wdrożenia usługi OneDrive.

Trzeci krok wdrożenia OneDrive to konfiguracja usługi. Nasz dział techniczny ustala zasady organizacji, czyli sposób i zakres synchronizacji plików w firmie.

W czwartym kroku oprogramowanie OneDrive jest instalowane i konfigurowane na urządzeniach końcowych. Mowa tu o firmowych komputerach oraz, jeżeli zajdzie taka potrzeba, urządzeniach mobilnych. Instalacja i konfiguracja odbywają się zdalnie, więc nie będą one przeszkadzać w normalnym funkcjonowaniu firmy.

Przedostatni, piąty krok wdrożenia OneDrive do firmy to weryfikacja poprawności działania usługi. Nasi specjaliści sprawdzają, czy synchronizacja w organizacji odbywa się zgodnie z założeniami i przebiega prawidłowo.

W ostatnim, szóstym kroku tworzona jest dokumentacja. Zostają w niej spisane wszelkie zasady dotyczące synchronizacji dokumentów, plików, folderów oraz zdjęć w firmie. Dodatkowo możemy zaoferować również wsparcie powdrożeniowe w postaci usługi outsourcingu IT. W ramach którego będziemy monitorować pliki w OneDrive oraz czuwać nad ich bezpieczeństwem.

Zalety wdrożenia OneDrive

Trzy podstawowe zalety i jednocześnie funkcje OneDrive to:

1. Kopia zapasowa folderów
2. Dostęp do plików z dowolnego miejsca i urządzenia
3. Możliwość bezpiecznej wymiany plików wewnątrz i na zewnątrz organizacji

Dobrą praktyką jest zsynchronizowanie folderów Pulpit, Dokumenty oraz Obrazy. Dzięki temu nawet w przypadku utraty lub braku dostępu do urządzenia, zachowane zostaną wszystkie pliki potrzebne do pracy. Pozwala to na dostęp do zsynchronizowanych plików z praktycznie każdego miejsca na świecie i z dowolnego urządzenia. Przechowywanie plików w usłudze OneDrive umożliwia również bezpieczne udostępnianie plików zarówno współpracownikom, jak również osobom spoza organizacji.
Dodatkową funkcjonalnością jest możliwość przechowywania zeskanowanych dokumentów w usłudze OneDrive, które dzięki Microsoft Lense, dostępnym dla urządzeń mobilnych, można sfotografować i zapisać w wybranym formacie.

Korzyści z wdrożenia OneDrive w firmie

Wdrożenie OneDrive w firmie pomaga zwiększyć produktywność, usprawnić współpracę, zwiększyć bezpieczeństwo danych i obniżyć koszty infrastruktury IT. To rozwiązanie szczególnie docenianie jest przy pracy zdalnej i hybrydowej, ponieważ pozwala użytkownikom na elastyczne zarządzanie swoimi plikami i dokumentami z dowolnego miejsca i urządzenia. Korzyści, jak firma zyska, dzięki wdrożeniu OneDrive do firmy to:

1. Bezpieczeństwo danych: OneDrive oferuje zaawansowane mechanizmy ochrony danych, takie jak szyfrowanie danych w czasie rzeczywistym, uwierzytelnianie dwuetapowe, kontrolę dostępu oraz polityki zabezpieczeń, które pomagają chronić dane przed utratą, kradzieżą i dostępem nieautoryzowanym.
2. Łatwość dostępu i synchronizacji: Dzięki OneDrive, pracwonicy mają dostęp do swoich plików i dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia, pod warunkiem dostępu do internetu. Synchronizacja plików między różnymi urządzeniami pozwala na płynną współpracę i pracę w trybie offline.
3. Współpraca i udostępnianie: OneDrive ułatwia współpracę między członkami zespołu poprzez udostępnianie plików i folderów. Można ustawić różne poziomy uprawnień, co pozwala kontrolować, kto ma dostęp do danych i czy może je edytować.
4. Integracja z innymi narzędziami Microsoft: OneDrive jest częścią ekosystemu Microsoft 365, co umożliwia integrację z innymi usługami, takimi jak Microsoft Teams, SharePoint, czy aplikacjami Office. To zapewnia spójność i efektywność pracy w całej organizacji.
5. Skalowalność i elastyczność: OneDrive jest dostępne w różnych planach i pakietach, co pozwala firmom dopasować usługę do swoich potrzeb i rozmiaru działalności.
6. Automatyczne kopie zapasowe: OneDrive zapewnia automatyczne tworzenie kopii zapasowych danych, dzięki czemu firma ma zapewnioną dodatkową ochronę przed utratą ważnych informacji.
7. Oszczędność miejsca na serwerach firmowych: Przeniesienie danych do chmury OneDrive może znacząco zredukować potrzebę posiadania wielu lokalnych serwerów i pozwala zaoszczędzić na kosztach infrastruktury IT.
8. Aktualizacje i wsparcie techniczne: Microsoft regularnie aktualizuje i rozwija usługę OneDrive, zapewniając dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań, a także zapewniając wsparcie techniczne dla użytkowników.

Jak kupić OneDrive?

Usługa OneDrive dostępna jest jako samodzielna licencja. Plan 1 udostępnia 1TB miejsca chmurowego, zaś Plan 2 umożliwia korzystania z praktycznie nieograniczonego miejsca na dysku. OneDrive dostępne jest również w ramach pakietów Microsoft 365 Business i Enterprise oraz Office 365 Enterprise. W ramach tych pakietów otrzymuje się dostęp do 1TB na użytkownika.

Kup licencję Microsoft OneDrive:

OneDrive dla Biznesu Plan 1	OneDrive dla Biznesu Plan 2
KUP TERAZ	KUP TERAZ

Sprawdź, jak przebiegają pozostałe wdrożenia