Co to jest Microsoft OneNote i do czego służy?
OneNote to program łączący w sobie zalety wszystkich pozostałych programów Office 365, a także świetnie z nimi współpracujący. Jest to notatnik graficzny, w którym można zarówno pisać, zaznaczać, rysować, nagrywać i odtwarzać filmy, umieszczać zdjęcia i prezentacje, zadania z Outlooka i wiele, wiele innych. OneNote to przede wszystkim narzędzie chmurowe, które posiada wiele zalet. Świetnie współpracuje z usługami Office 365: dyskiem OneDrive oraz witryną SharePoint.
OneNote w Office 365
Narzędzie idealne do pracy
Chmurowość OneNote sprawia, że można tworzyć nieograniczoną liczbę notatników, zakładek i stron. Schemat znany wielu osobom z Excela, w OneNote został znacznie rozbudowany. Przypisywanie poszczególnych notesów do konkretnych działów i osób, a projektów do zakładek i stron, znacznie usprawnia pracę zespołową i oszczędza miejsce na serwerze. Taką organizację pracy charakteryzuje także szybkość znalezienia materiałów i ich dostępność.
Prywatne i grupowe
OneNote wyróżnia możliwość nadania poszczególnym notesom statusu prywatnego lub publicznego. Pierwszy z nich sprawia, że notatnik staje się niewidoczny dla osób trzecich, chroniąc jednocześnie zawartość. Status publiczny natomiast upoważnia dany dział lub całą firmę do czytania, tworzenia, edytowania notatek etc. w tym samym notesie. Obydwa notesy są chronione przed zewnętrznymi osobami poprzez programy szyfrujące i certyfikowane zabezpieczenia.
Szybkie i łatwe udostępnianie
Każda z osób uprawnionych może w każdej chwili otworzyć notatnik zapisany na SharePoint lub OneDrive bez względu na to, z jakiego urządzenia korzysta i gdzie się znajduje. Ponadto OneNote umożliwia wygenerowanie dokumentu PDF w celu przesłania go mailem osobom trzecim.
Jeśli jednak nie chcesz tworzyć niepotrzebnych załączników, wystarczy przesłać mailem link do konkretnej notatki, znajdującej się w witrynie SharePoint lub OneDrive. Osoba, która otrzyma link, zostanie przekierowana do notatki, którą będzie mogła odczytać lub edytować, w zależności od nadanych uprawnień.
Nie musisz zapisywać
Nie zapisuj! W OneNote nie musisz się obawiać, że w wyniku problemów ze sprzętem czy awarii elektrycznej Twoja niezapisana praca zniknie. Program ten automatycznie zapisuje wszystko, co w nim tworzysz z możliwością przejrzenia historii i powrotu do poprzednich wersji. Takie podejście pomaga nie tylko usprawnić naszą pracę, ale także pracę całego zespołu.
W grupie raźniej
OneNote to świetny program do pracy grupowej. W jednym notesie, a nawet na tej samej stronie może pracować wiele osób jednocześnie. Wprowadzone zmiany pojawiają się w czasie rzeczywistym, co znacznie ułatwia współpracę. Zawsze widać, kto dokonał poprawek lub dopisał zawartość, można również powrócić do poprzednich wersji. Pozostawione z boku, automatycznie podpisane inicjałami komentarze dają możliwość prześledzenia rozmowy w grupie oraz sprawdzenia ról, jakie poszczególne jednostki odegrały w tworzeniu dokumentu.